経費の領収書を集めるときの注意点

その経費が何なのかは、使ったひとならよく分かっているものです。

でも、それを知らないひとに説明するのが領収書。

十分な説明のためには、集めるときに注意して欲しいこともあります。

 

なぜ領収書が必要なのか

領収書は、経費の日付や金額などの裏づけとして、必要なものです。

もし、裏づけが必要ないなら、税金の計算はなんでもアリになってしまう…

 

とくに、経費があれば税金は少なくなります。

つまり、税金面では、自分にとって有利なこと。

その有利なことは、自分が証明しなければなりません。

なので、領収書が必要なのです。

 

ちなみに、原則的な消費税の計算では、経費などで支払った消費税の分、納税額は少なくなります。

そのためには、領収書の保存も要件とされています。

 

でも、ひとくちに領収書といっても、いろんな形態や状況があります。

そんな領収書を集めるときの注意点について、確認しておきましょう。

 

領収書を集めるときの注意点

領収書を集めるときは、つぎのことに注意しましょう。

• 領収書がない、無くしたとき
• 紙の領収書がもらえないとき
• 領収書かレシートか
• 宛名のこと
• カード明細では不十分
• １つの数字にいくつかのものが含まれているとき
• 飲食代
• １つあたり10万円以上のモノ
• 源泉徴収について
• 保存する期間・方法

 

領収書がない、無くしたとき

そもそも、領収書を貰えないこともあります。

たとえば、電車やバスのように。

あるいは、どこかへ入場する際に、チケットと一緒に回収されるようなこともあるでしょう。

さらには、冠婚葬祭のように、領収書をださないことが普通なこともあります。

こうしたときには、領収書がない…のが当たり前です。

 

こうした場合には、何もしないのではなく、記録を残しておきましょう。

様式は、自由です。

メモ書きでもいいですし、出金伝票をつかってもよいです。

• 日付け、金額（消費税率も）、相手先、内容

このことが分かる記録を残しておきましょう。

くわえて、パンフレットや冠婚葬祭の案内状など、参考になる資料も保存を。

 

また、もらった領収書を無くしてしまうこともあります。

支払った証明ができないのなら、最悪、それは経費とは認められないことになります。

なので、再発行を頼むのがよいです。

ただ、相手や状況によっては、出来ないこともあるでしょう。

そんなときは、カード明細や電子マネーの履歴を保存しておくのがよいです。

そうでないときは、最低限、記録だけは残すようにしましょう。

 

（参考記事）領収書がなくても経費にできるのはどんなときか

 

紙の領収書がもらえないとき

領収書を紙で発行せず、PDFなどをメールで送ったり、どこかのサイトでダウンロードするようになっていることも増えています。

そんなときは、オリジナルのデータを保存しなければなりません。

そのデータを保存せず、紙にプリントしたものを保存する…ではダメなのです。

というのも、データそのものを改ざんするケースがでてきたので。

 

そのときには、保存したデータが「日付・相手先・金額」で検索できるようになっている必要もあります。

あわせて、事務処理規程も必要です。

（国税庁HPを、「法令等」→その他法令解釈に関する情報」→「電子帳簿保存関係」→「電子帳簿保存法一問一答（Q&A)」と辿っていくと、ひな形をダウンロードできます）

事務処理規程にかえて、改ざんなどが記録にのこるシステムを導入してもよいのですが、それはお金がかかってしまいます…

 

正直やっかいなルールだし、とても面倒だと思います。

ただ、相手は法律です。

紙の領収書がもらえないときは、データを保存する…ことに気をつけましょう。

 

領収書かレシートか

レシートには、あて名が記載されないのが通常です。

そこで、領収書を頼むこともでてきます。

 

でも、証拠能力としては、レシートのほうが上です。

何を買ったか、モレなく書いてありますし。

もし、領収書を「品代」とするなら、レシートのほうがよい…まであります。

手書きの領収書だと、インボイスの要件を満たさないものもあったりしますので。

わざわざ領収書ではなく、レシートでも経費の裏づけになるのです。

 

宛名のこと

会社の経費にするなら、宛名も会社名でなければならない…

ということは、ありません。

「なぜ、それが経費なのか」を説明できれば、たとえば社長個人宛のものでも、経費にできます。

 

宛名がちがうときに疑われるのは、「プライベートのものじゃないの…？」ということ。

つまり、「ホントは経費じゃないものを混ぜていないか…？」が疑われるのです。

そのため、それが経費になる理由を説明できるのなら、宛名が違っても大丈夫なのです。

もちろん、宛名は正しい方がよいことは言うまでもない…という前提も忘れずに。

 

カード明細では不十分

カード明細は、カード会社がつくるものです。

必要なのは、カード会社ではなく、お店がつくるもの。

つまり、お店が発行する領収書。

 

カード明細を見て、一つ一つ「領収書がそろっているか」を確認するのは面倒です。

でも、カード明細は、たとえばインボイスの要件を満たしていません。

カード明細では、経費の裏づけとしては不十分なのです。

…ということも、知っておきましょう。

 

（参考記事）カード明細があれば領収書はいらない？

 

１つの数字にいくつかのものが含まれているとき

カード明細の引き落としのように、ある支払いのなかに、いくつかの要素が混じっていることがあります。

 

たとえば、事務所を借りたとき。

家賃や礼金・敷金・保険料などをまとめて払うのが通例です。

でも、それぞれの経理方法は違います。

なので、それぞれがいくらか…が分かるものが必要なのです。

 

１つの数字に、いくつかものが含まれていることは、他にもあります。

領収書を集めるときは、口座の履歴も確認しておきましょう。

 

飲食代

飲食代は、基本的には経費になりません。

仕事で必要なときだけ、例外的に、経費になるのです。

交際費や会議費などとして。

 

そのため、なぜ経費になるのか…には気を使いましょう。

「誰と・なぜ・どんな内容で」ということを、領収書などの余白や裏に書いておくのがよいです。

プライベートのもの…と疑われないように、用心しておく必要があるのです。

 

１つあたり10万円以上のモノ（商品を除く）

１つあたり10万円以上のモノは、基本的に、減価償却により経費にしていきます。

（30万円未満なら、１年～３年で経費にすることもできますが）

 

その際には、「何年で」減価償却するのか…を判断しなければなりません。

これは、そのモノの使い道や構造などによって、変わります。

そのため、「それがどんなものか」がわかる明細などが必要になるのです。

たんに金額だけが分かるものでは不十分なこともある…と知っておきましょう。

 

源泉徴収について

役員報酬や給与以外にも、源泉徴収（所得税の天引き）はおこなわれます。

設計やデザイン・講師・士業など、相手が個人のときは、源泉徴収に気をつけましょう。

 

というのも、次のことがあるので。

• 源泉徴収した所得税は、いずれ税務署へ払わなければいけない
• 毎年１月中におこなう法定調書に関係する
• 相手が必要なときは、支払調書を頼まれるかもしれない

 

相手によっては、その方への支払いが終われば完結…ではないのです。

源泉徴収が必要な支払いは、かならずチェックするようにしましょう。

 

保存する期間・方法

領収書は、７年間は保存しなければなりません。

ただ、税務署から「領収書を見せて」と言われるのは、基本的には、税務調査のときだけ。

その税務調査は、過去５年前までさかのぼって行われます。

そこで悪質な違反があったり、赤字の繰り越しがからんでくれば、最大10年前までさかのぼる可能性があります。

 

という事情がありますが、自分のために使うこともあるはずです。

「前に頼んだアレ、もう一回頼もうかな」というときに。

そんなときに、どんな方法で保存するか…が関わってきます。

探すのが、大変なこともあるので。

 

領収書は、かならずしも整理整頓されていなければいけない…わけではありません。

年度ごと・月ごとに区分けされていれば十分です。

大きめの封筒などにまとめてあれば、十分なのです。

（７年分となれば、場所も取りますし）

 

ということなので、気になるものは、コピーをとって手元に置いておくのがよいです。

あるいは、スキャンしたり写メしたものを。

…ということを、集める段階から意識してみましょう。

 

まとめ

経費の領収書を集めるときの注意点について、みてきました。

もしかしたら、決算がおわればジャマなもの…に思えるかもしれません。

でも、経費を証明するのは自分だ…ということを意識しておきましょう。

 

※　記事作成時点の情報・法令に基づいています。