紙の領収書などの保存はどんな方法がよいか

領収書や請求書などは、原則として７年間は保存しなければなりません。

その理由と方法について、みていきましょう。

 

なぜ領収書などの保存が必要か

税金を計算するときにつかった領収書や請求書などは、保存しなければなりません。

収入にしろ経費にしろ、それが事業のものであることは、自分が証明しなければならないからです。

もし証明できなければ、追加の税金や罰金をはらうはめになることもあります。

その証明の裏付けになるのが領収書などなので、保存が必要なのです。

 

また、消費税の計算で仕入税額控除をするときは、領収書などの保存が条件になっています。

保存がなければ、消費税の納税がふえてしまうことになるのです。

 

こうした理由で保存が必要なのですが、期間については、次のとおり法律できめられています。

• 個人……７年（白色申告なら５年）
• 法人……７年（赤字の年度は10年）

 

なお、保存するのは領収書などだけではなく、じつは決算書などの帳簿（＝会計データ）も保存しなければなりません。

とくに法人の帳簿は、会社法により「10年」保存しなければならないときめられています。

 

なので、個人は「７年」、法人は「10年」。

税金に関係する書類は、すべてまとめて保存するようにしておきましょう。

 

紙の領収書などの保存はどんな方法がよいか

保存をする前に考えておきたいのは、次のことです。

• あとで見返さないか
• １か所にまとめる

 

いちど保存する状態にしたものの中から、あとで何かをさがそうとすると大変です。

あとで見返しそうなものは、コピーをとって身近なところに置いておきましょう。

 

たとえば、複数の年度に関係してくるものや金額がおおきいものです。

リースや借入金、業務委託、社員の雇用、固定資産の購入。

こうしたものの明細や契約書などです。

 

また、税金や社会保険にかんするものも、あとから見返すことがあります。

ただ、かさばるのでコピーを取るほどでもないです。

保存してある状態から、パッと抜きだせるようにしてあるとよいでしょう。

 

そして、保存するときは１か所にまとめておきましょう。

あとから見る機会があるのは、税務調査や補助金などの申請、融資の申し込み、許認可がメインになるでしょう。

このときに「何かが足りない…」のは避けなければいけませんから。

 

保存方法は？

領収書などが紙のときは、保存の方法は法律できめられているわけではありません。

（PDFなどのデータについて、あとで捕捉します）

でも、決算書などとあわせて保存することになるので「年度ごと」にまとめるのがよいでしょう。

 

そのうえで、月単位など、あるていどの整理をしつつ、次のどちらかがよいです。

• 封筒やファイルにいれておく
• ノートに貼っておく

 

ただし、なるべくコンパクトになるようにしましょう。

領収書や決算書なども、10年分くらいになると場所をとるので。

棚や倉庫・ロッカー・ダンボールなど、その場所におうじて検討しましょう。

 

わたしは以前、ノートに貼っていましたが、糊や貼り具合のせいか、なんとも不安定なかたちになっていました。

横に置いてると、グラグラしているような…

封筒にいれて、ギュッと押しつぶせるようなのが、いちばんコンパクトではないかと思っています。

 

最後に、PDFなどのデータについて補足しておきます。

 

PDFなどのデータについて

インターネットでの買い物やメールのように、領収書などをデータでやり取りすることもあります。

このときのPDFなどのデータも、保存しなければなりません。

 

以前は、このようなデータは紙にプリントし、その紙を保存していればよかったのです…

でも、いまはデータそのものを保存するようにルールが変わっています。

というのも、データを改ざんするケースが出てきたからです。

 

そのため、それぞれの買い物サイトやメールから、その領収書などをダウンロードし、パソコンや外付けハードディスクなどに保存しておかなければならないのです。

 

ただし、おなじ内容のものを紙でもやり取りするなら、紙のほうを保存しておけば、データがなくても問題ありません。

紙が正本で、データは副本という前提なら。

 

きっと、会計ソフトに入力するときには、これらのデータも確認すると思います。

なので、遅くとも、そのときには保存するようにしましょう。

紙を封筒などにまとめるように、適当なフォルダにまとめるなどして。

（参考記事）請求書等のデータは保存が必要になりました【電子帳簿保存法】

 

まとめ

紙の領収書を保存しなければならない理由、その保存の方法についてみてきました。

７～10年分ともなると結構な場所をとるので、まずは場所をきめましょう。

そして、その場所におうじて、なるべくコンパクトになるようにまとめましょう。

 

※　記事作成時点の情報・法令に基づいています。