会計ソフトの入力後に必ずチェックすべきこと5選
会計ソフトの入力は、入力後のチェックが欠かせません。
もしミスなどがあれば、いずれ直さなくてはいけない日がきますし、たまればたまるほど面倒になってしまいます。
そのチェックをどうするかについて解説します。
目次
チェックが必要な理由
慣れないかたにとって、会計ソフトの入力は一苦労だと思います。
お金は口座をみればわかるし、経費の支払いも把握しているし、「なぜ会計データをつくらなければいけないんだろう」と考えてしまうと、そもそも入力するのも面倒に感じてしまいますよね。
そして、それが「税金のため」となったらなおさらです。
やっとのことで入力がおわれば、そこで画面を閉じてしまいたくなるのも分かります。
ですが、そこで終わりではありません。
入力したあとのチェックは大事なのです。
というのも、会計データは地図のようなものだからです。
もし正しくできていなければ、自分がどこにいるかわからないのと同じです。
将来いきたいところがあるのに、スタート地点が不明となったらどうしましょう。
また、会計データのミスは、将来へ引き継がれます。
「わかったときに直せばよい」というのもアリに感じてしまいますが、「過去の申告書も出し直さなければならない」と言われたらどうでしょうか。
かえって面倒ですよね。
やっぱりこまめに整えておかなければならないのです。
でも、「何をチェックすればいいかわからない」かたが多数派かもしれませんね。
そこで、入力が終わったら必ずチェックすべきことを解説していきます。
会計ソフトの入力後に必ずチェックすべきこと5選
いきなりすべてのデータをチェックするのではなく、次の5つを軸にしていくのがおススメです。
なお、「試算表」のなかの貸借対照表からはじめるのがよいでしょう。
- マイナスの残高がないか（残高はあっているか）
- 売掛金などの消し込みができているか
- 月払いのものは12個そろっているか
- ダブっているものはないか
- 損益計算書は前年とくらべる
マイナスの残高がないか（残高はあっているか）
最終的には、それぞれの残高は実際のものとあわせなければいけません。
その前に、マイナスの残高がないかみてみましょう。
というもの、残高がマイナスになることは基本的にありえないからです。
つまり、明らかな異常値なのです。
直すためには過去をさかのぼる必要があり、けっこう大変にかんじるかもしれません。
ですが、放置するメリットはありませんし、「あきらかに数字のことわかってないね」と思われてしまうでしょう。
なので、マイナスの残高はかならず正しいものに直しましょう。
売掛金などの消し込みができているか
消し込みとは、売掛金や買掛金のように「将来お金がはいってくる・でていく」ものを、「じっさいの入金・出金にあわせて残高を消していく」ことをいいます。
たとえば、次のように。
請求時……（売掛金）100 （売 上）100
入金時……（預 金）100 （売掛金）100 → これで残高がゼロになる
もし次のようだったら……
請求時……（売掛金）100 （売 上）100
入金時……（預 金） 80 （売掛金） 80 → 残高は「20」残っている
もし残高がのこっているなら、次のようなことを確認しなければなりません。
- その売上について追加の入金があるのか
- 請求した売上は、金額がちがったのか
そして、それにあわせてデータを追加・修正することになります。
「将来いくらのお金がはいってくる・でていく」というのは、とても大事です。
「いまつかってよいお金がいくらなのか」にも関係しますから。
月払いのものは12個そろっているか
毎月しはらいがあるものは、1年で12個そろうはずです。
途中で取引先をかえたり、契約を変更したときはそうならないこともありますが。
意外に忘れ物がおおい印象ですので、12個そろっているかチェックしましょう。
口座から引き落としのときは、月末が土日のときに抜けがちです。
現金払いのときに抜けがあるのは、領収書を1か所にまとめていないときに起きがちです。
金額が大きなものはすくないと思いますが、もったいないな……と感じてしまうのです。
ダブっているものはないか
おなじものを2回入力してしまうこと、これがダブりです。
いちど入力したことを忘れてしまったり、カード払いのときの売上票・レシートを別々のものとしてしまったり、「仮」請求と「本」請求をそれぞれ入力してしまう……などにより起こることがあります。
ここまでのチェックで直せているものもあるはずですが、単発の経費はのこりがちです。
データ量がおおいときは、会計データをExcelに出力するとチェックしやすいです。
量がすくないなら、レシートと照らし合わせてチェックしましょう。
損益計算書は前年とくらべる
損益計算書のそれぞれの科目は、前年のものとくらべてみましょう。
金額がおなじでも違っても、それでよいのかを知るためです。
とくに年1回払いのものは、これで抜けを防ぐことができます。
なにより、成長を実感できる時間でもあります。
状況によっては毎回やる必要はないかもしれませんが、決算時には必ずチェックしましょう。
まとめ
会計ソフトの入力後に必ずチェックすべきことについて解説しました。
会計データのミスは累積していくものですので、いずれ直さなくてはいけない日がきます。
たまればたまるほど面倒になるので、早いに越したことはありません。
願わくば、山があっても谷があっても、将来のために自分をふりかえる時間であってほしいと思っています。
※ 記事作成時点の情報・法令等に基づいています。
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