現金が合わないときは「現金」科目を使わないのもアリ

• 現金の残高が合わないのはなぜ？
• どうやって合わせればよいの？
• 楽な方法はないかな？

 

事業をしていれば現金をつかうことは避けられません。

このとき帳簿と実際の残高が合わないという問題がありますが、その原因は経理が足りていない・間違っていることにあります。

もちろん、帳簿・実際は合わせなければいけません。

けれど、この合わせる作業はけっこう大変です。

そこで、現金という科目ではなく、役員借入金をつかって日々の経理をするという方法もある、ということを解説します。

 

現金の残高が合わない理由

会計ソフトなどに入力し、現金の残高をみてみると、実際の残高と合っていない……

微妙に違うくらいであれば訂正もラクですが、異様に多い、残高がマイナスになっている、は避けたいものです。

 

本来は帳簿と実際がピッタリ合っていることが理想ですが、この問題、実はよくあることです。

この合わない理由ですが、大きなところでは共通しているものがあります。

 

使っていないことになっている

口座からお金を引き出し、何かに使った。

その使ったときの領収書などがない場合は、経理のしようがありません。

「お金を引き出したあと何をしたか」が帳簿に残らないのです。

 

何かに使えばお金は減りますが、減っていないことになっているのです。

そのため、実際よりも帳簿の残高は多くなります。

 

プライベートに流用した

手持ちのお金がなかったので、会社の口座から引き出し、プライベートの用事に使う。

ままあることですが、プライベートで使ったときのレシートなどは捨てる方も多いです。

事業とプライベートの区別は、その都度しておいた方が、後が楽ですし。

 

このときの経理は、会社のお金を「役員などに貸した」と処理します。

「役員に貸し付け○○円」といったメモ書きでもあればよいのですが、これがないときは経理ができません。

誰かに貸せばお金は減りますが、減っていないことになっているのです。

そのため、実際よりも帳簿の残高は多くなります。

 

会社とプライベートの区別がイマイチ

• 会社の経費を立て替える・後日に精算する
• 会社のお金を借りる・返す
• 会社にお金を貸す・返してもらう

 

一人社長や家族経営の場合、こういう事はよくあります。

このようなとき、それぞれの取引がちゃんと完結すればよいのですが、そうではない時もあります。

お金を借りっぱなし・貸しっぱなし、のように。

 

役員が借りたのに返さなければ、会社のお金は減ったままです。この逆もありますよね。

とりあえず手元にお金があれば忘れがちになりますが、借りたら返す・貸したら返してもらう、という経理も必須です。

 

現金の売上を忘れている

売上があれば、お金は増えます。

業種にもよりますが、普段は口座での取引がメインで、たまたま小口の取引を現金でもらった場合などは、経理を忘れてしまうこともあります。

「あれ、このお金なんだっけ……？」

現金がマイナスになっているのに気づかないときは、これが原因のこともあります。

 

入力の間違い

• 同じものを二重に経理した
• 数字が違っていた
• 忘れものがある　などなど

 

経理あるあるかもしれませんが「114」を「144」としてしまう……など同じ数字が並ぶときは、間違いがちです。

二重経理や忘れものなども含めて、このような間違いが起こるのは、しょうがない面もあります。

いちど経理をしたら、あとで再チェックをすれば、大丈夫でしょう。

 

現金が合わないときどうするか

現金の残高が合わないとき、まずは過去の経理を見直します。

それでも合わないときは、役員借入金をつかい合わせます。

 

役員貸付金を使わざるを得ないケースもありますが、会社で利息を取らなければいけないので、金額の大小など考慮して、できれば使わない方向で検討しましょう。

 

このとき、雑損失や雑収入をつかって合わせる方法もあります。

ただ、利益に影響してしまうため、現金が合わない理由に確信がもてないときは、使うのはやめておきましょう。

利益調整の方法としての側面があるので。

 

現金という科目を使わない方法

現金が合わないのは、現金という科目を使っているから、とも言えます。

そこで、現金ではなく、常に「役員借入金」をつかい経理するという方法もあります。

帳簿にあるのは「銀行口座」だけで、現金はない、という状態になります。

 

ただし、飲食業など現金での取引がメインの場合は、やめておきましょう。

 

経費などの支払いは、常に、役員が立て替えている、というイメージです。

口座から現金の引き出しは、すべて役員への返済と経理します。

なんらかの入金があったときは、同じく役員への返済と経理します。

 

現金がかかわる取引は、すべて、現金ではなく役員借入金で経理するのです。

これで、現金の残高が合わないという問題からは解放されるので、経理もラクになるはずです。

 

ただし、注意点もあります。

 

残高が大きくなりすぎないように

役員借入金は、口座の状況をみて、ときどき返済（役員へお金を渡す）する必要があります。

赤字だと、どうしても残高が膨らんでしまいますが、あまり大きくなり過ぎないように気をつけましょう。

 

また、残高ピッタリの返済をする必要はありません。役員借入金は常に残高があることになるので。

ゼロ並びの数字で大丈夫です。

（これもちょっとしたメリットです）

 

誰からいくら借りたか

会社に貸したのが100万円なのに、300万円かえってきた……

これは、会社を経由して、個人の間で贈与をしたことになります。

なので、家族経営の場合は、誰がいくら会社に貸したかを把握しておきましょう。

 

役員貸付金は使わない

会社に貸したよりも、返ってきた方が多ければ、役員借入金の残高はマイナスになります。

これは、「役員貸付金」になっている状態です。

この役員貸付金は、会社が利息を取らなければいけない、というルールになっています。

これを避けるためには、役員貸付金になる状態を避ける必要があるので、ときどき会社の貸借対照表をチェックするようにしましょう。

 

まとめ

現金の残高が合わないのは、ままありますが、その代表的な理由や解消する方法を解説しました。

この問題を避けるには、現金という科目ではなく、役員借入金を使う方法があります。

 

これで、細かい数字をみる必要が減り、経理がラクになるはずです。

しかし、100%解放されるわけでもありません。

やっぱり、定期的に会社の数字をみておいた方が良いですし、とくにお金の管理は大事だなと思っています。

 

※　記事作成時点の情報・法令等に基づいております。