会計ソフト入力は「どう思い出すか」もコツの一つ

会計ソフト入力を始めるとき、やり方を忘れてしまっていることに気づくことがあります。

そんなときは、2～3分、思い出す時間を取りましょう。

すると、間違いは減るし、後からの手直しもラクになるはずです。

 

会計ソフト入力をする前に必要なこと

「え～と、どうやるんだったかな…」

会計ソフトを開いたとき、こんな風に思ってしまうことはないでしょうか。

 

会計データを入力するとき、ルールは一つだけではありません。

• どんな科目をつかうか
• ある取引を、いつ利益の計算に組みこむのか
• 多少は端折ってもよいところ、よくないところ

こうしたことの中には、会社または事業主それぞれが選ぶことが出来るものもあります。

 

でも、いちど選んだら、あとは継続して使い続けなければなりません。

そうでないと、場合によっては利益調整ができてしまうので。

たとえ知らず知らずのうちに…であっても、将来に申告をやり直すことにつながってしまいます。

 

また、あるものを、ある年度では「○○費」、ちがう年度では「△△費」。

こんな風に入力してしまうことも、あるかもしれないですね。

ときには１年度の間で、これらが入り乱れてしまうことも。

 

すると、あとで「○○はどうだったかな」と自分が気になったとき、各年度の比較などがややこしくなってしまいます。

会計データは、基本的には、自分のためのものなのに。

 

ただ、収入や経費がのっている損益計算書は、毎年度ゼロからのスタートです。

なので、「○○費」が「△△費」になったくらいでは、大した影響はないかもしれませんね。

いっぽう、貸借対照表は大変です。

 

たとえば、売掛金。

• 売掛金　×××円　／　売　上　×××円

このようなデータを入力したら、いずれ必ず次のデータも入力が必要になってきます。

• 現預金　×××円　／　売掛金　×××円

下のデータを入力しないと、いつまでも売掛金が残り続けるので。

でも、よくあるのが次の間違いです。

• 現預金　×××円　／　売掛金ではなく売上　×××円

 

この間違いを防ぐには、「売掛金があること」を知っていなければならない。

損益計算書とはちがい、売掛金などがのっている貸借対照表は、毎年度ゼロからのスタートではありません。

事業を始めてから止めるまで、ずっと累積していくのです。

なので、間違いを直すのも大変。

くわえて、うえの例のように「売掛金ではなく売上」としてしまえば、利益まで変わってきます。

 

会計ソフトの入力をはじめるときには、「どんな科目を使うか」などのルールだけでなく、売掛金などがのっている「貸借対照表にはどんなものがあったか」も知っておく必要があるのです。

もちろん、ずっと「知っておく」状態を維持するのはムリ。

なので、忘れたなら、思い出す必要があるわけです。

 

どう思い出すか

思い出すには、過去のデータを見るしかありません。

 

会計データが日付順にならんでいるものが、仕訳帳または仕訳日記帳。

これを、過去１か月分くらいをササッと眺めてみる。

新年度になったばかりなら、前年度のものを。

すると、どんな科目をつかっていたかは把握できます。

 

そして、試算表。

これは、その時点の貸借対照表や損益計算書にあたるものです。

多くの会計ソフトでは、この試算表にならんでいる科目をクリックすると、そこまでの履歴を見ることができます。

それにより、売掛金などが、どんな相手に、いくらあったか。

このような情報が分かるのです。

 

こうした情報を見てから会計ソフトの入力をすると、最初の「え～と、どうやるんだったかな…」はかなりハッキリしているはずです。

とはいえ、100%ではないかもしれませんね。

ここまで読んでいただいてなんですが。

 

じつは、思い出すのも大事ですが、入力後のチェックも大事なのです。

わたしが会計ソフト入力をするときは、ここまで書いてきた思い出す作業はもちろんします。

でも、入力した後で、試算表をひらき、すべての科目もチェックします。

すべてが合っている状態になるまで。

 

そして、次の入力をするまで、いったんは忘れます（忘れてしまいます）。

普段から気にしていることは除きますし、「いつもと違う」とか「増えている・減っている」「変えたほうが良さそう」「確認しなきゃ」など忘れない大事なことはありますけれどね。

また、1ヶ月毎など小まめに入力をしていれば、忘れたくても忘れられない面もあったりします。

 

ただ、100%知っている・あるいは覚えている状態は、維持できるものではありません。

忘れてもよい。

代わりに、入力する前には思い出す必要がある。

こんな風におもっておけば、会計ソフト入力のハードルも少し下がるかもしれませんね。

 

税金があるので、会計ソフト入力はどうしても必要になってしまいます。

その入力で間違いをなくすためには、はじめる前に思い出す時間もとってみましょう。

 

まとめ

会計ソフトを開いたとき、「え～と、どうやるんだったかな…」と思うのは自然なことです。

そのときに、ハッキリしないままゴリ押しすると、間違う原因になってしまいます。

過去のデータを見ることで、入力方法を思い出し、入力の後でもチェックする。

すこし思い出す時間をとるのが、会計ソフト入力のちょっとしたコツです。

 

※　記事作成時点の情報・法令に基づいています。