荻窪で貸会議室を利用したら快適だった
大きな駅の近くには、少人数向けの貸会議室があります。
カフェとおなじくらいの料金ですし、便利です。
打ち合わせ場所に困ったら、貸会議室も候補に検討しましょう。
荻窪で貸会議室を利用した
先日、あるお客さまとの打ち合わせを、荻窪にある貸会議室でおこないました。
こんなところです。
料金は、１時間あたり1,100円（税込み）の事前予約制。
フリーのドリンクや Wifi もあるんですが、常駐の管理人はいないので、気になるのは「どうやって部屋に入るのか…？」
でも、それはとても簡単でした。
予約後におくられてくるメールをクリックすると、次の画面にたどり着きます。
この「解錠する」をクリックすると、カギが開きます。
部屋のなかからは、手動で開けることができるので、閉じ込められることもなし。
「Akerun」という入退室管理システムをつかっているんですね。
世の中がこんなに進化していることに、ちょっと驚き…
ちなみに、部屋のなかはとてもキレイで快適でした。
冷房もついていたし。
まあ、税理士との打ち合わせって、資料と机・椅子があれば十分ともいえますけどね。。。
こういう貸会議室って、基本おおきな駅の近くしかないんですが、カフェとほとんどおなじ料金で「人の目を気にしなくてよい」というのはメリットですよね。
打ち合わせの方法による長所・短所
コロナ感染症以来、打ち合わせの方法もふえてきました。
会う・オンライン・電話…と。
それぞれに、やっぱり長所と短所があります。
会う
結局のところ、本社や事務所など資料がまとまっている場所で、会って打ち合わせをするのが、お互いにとっていちばんラクじゃないかなと感じています。
というのも、税金やお金・数字に関することって、事実とか確実なものをベースに判断していくからです。
「なんとなく」とか「雰囲気」で税金の計算はできないですし…
なので、資料のやり取りが大事になってくるわけです。
写メやPDF・Excelなどデータでのやり取りもできますが、データをつくる側ではそれなりの手間もかかります。
多少は「慣れ」もありますが、手間は少ないほうがよいもの。
また、たとえば事業を始めたばかりのときのように、そもそも「必要なものがなにか」もわからないこともあります。
もし会って打ち合わせをするなら、こうした資料の問題が解消できます。
そして、税理士からみたとき、現場を知っていることは大きなメリットです。
数字の背景に、具体的にどんなことがあるのか…って大事ですから。
また、打ち合わせ、つまり会話は、言葉だけでするものでもないです。
言葉にならないけど通じるもの。
雰囲気からわかること。
会っているから、見ているから分かることもあります。
いっぽう、いろんなところを忙しく飛び回っているようなかたには、時間を決めて会うことが難しいこともあります。
そんなときにはオンラインが便利。
オンライン
ZoomやGoogleMeetのようなオンラインで打ち合わせをするなら、相手の顔をみながら話ができます。
インターネット回線さえあれば、どんな遠隔地とでも。
実際に会って話をすることにくらべるとすこしギャップを感じますし、「この書類ってなに…？」と書類をカメラに近づけてみてもハッキリとは見えなかったりしますが、でも便利です。
大雨や台風・大雪・酷暑など、外にでるのが大変なときはオンラインを活用しましょう。
なかにはオンラインのみの付き合いで仕事をしているかたもいますが、税理士にとっては少し不安が残ります。
現場、数字の背景にあるものが見えないので。
なので、問題の程度にもよりますが、会うことの補助的な位置づけとして活用していきましょう。
電話
簡単なことなら、電話での打ち合わせで十分ということもあります。
むしろ手っ取り早いです。
でも「あれが○○だから、これは○○になる」といったことを数字で理解する必要があるとき、思うような意思疎通ができないこともあります。
図を書きながら……ということが電話ではできないので。
それを見過ごさなければよいのですが、スルーしたり忘れてしまうと、もったいないです。
そもそも電話をしなくてもよいように、普段からメールなどで準備やコミュニケーションを積み上げておくのが理想かもしれないですね。
まとめ
打ち合わせは、基本的にお客さまの本社や事務所などでおこなっています。
でも、引っ越し中など、ときには違う場所を見つけなければいけないとき。
そんなときには貸会議室も検討してみましょう。
たいていが駅に近く、便利ですよ。
※ 記事作成時点の情報・法令に基づいています。
