記帳代行に必要な書類

記帳代行を行うにあたり様々な書類が必要になりますが、

基本的には次のようなものになります。

 

記帳代行だけではなく、決算・申告・法定調書そして節税対策などを見据えたものになりますので、

「多いな」という印象を持たれるかもしれませんが、

事前に打ち合わせを行う際に書類を揃えるお手伝いもいたします。

また、「うちでは作ってないよ」というものがあればご相談ください。

 

毎回必要なもの

• 領収書、レシート
• 通帳コピー、振り込み明細
• 売上の請求書（控え）
• 仕入先、外注先からの請求書
• 給与明細
• クレジットカードの明細および個々の領収書

 

留意点①

複数のものを一括で受け取る・支払うときは、その内訳がわかるものをお願いいたします。

留意点②

カード払いのものは、内容の確認や消費税率の判断等のため、出来るだけ個々の領収書もお願いいたします。

留意点③

入金伝票や出金伝票を作成していただく必要はありませんが、電車・バスなどの交通費やご祝儀など領収書が取れないものは、

メモ書きなどをお願いいたします。

留意点④

給与に関する書類（給与明細以外のもの）は、原則として、年末調整の際に一括でお願いしておりますが、

スタッフの方が入社した・退職した等の場合は、その都度確認をさせていただいております。

 

決算時

• 商品や材料などの在庫表（棚卸表）

仕入れたモノのうち、まだ売れていないものは経費にならないため、

その金額がいくらか分かるものが必要になります。

 

建物等の新築や内装工事をした場合

• 工事の明細

建物は減価償却により、長い期間にわたり分割して経費にしていきます。

もし工事の明細があれば、部分的にですが、建物より耐用年数の短い附属設備や構築物等に合理的に分けることができ、

工事の明細がない場合に比べて早く経費にすることが出来る可能性があります。

 

車をお持ちの方

• 購入時・下取り時の明細
• 車検の際の明細
• 車検証のコピー

車を所有すると、自動車税や自賠責保険など様々な費用がついてまわります。

そして、会計上の扱いはそれぞれ異なり複雑なのですが、ほとんどの場合で支払いは一括です。

それを解きほぐすために、これらの書類をお願いいたします。

 

1つで10万円以上のモノを購入した場合

• 購入時の明細

1つで10万円以上のモノは、原則として、減価償却により何年間かにわたり分割して経費にしていきます。

この減価償却には様々な特例があり、その特例を受けられるかどうかの判断や、

「1つ」がいくらなのか？の判断材料にもなりますので、明細をお願いいたします。

（注）細かい話ですが、組み合わせて使うものはセット単位で「1つ」と判断するのが基本になっており、

この判断が難しいケースも存在します。

 

20万円以上のリフォーム、修繕をした場合

• リフォーム、修繕の明細および内容

リフォーム等を行った場合に「原状回復」であれば全額が経費になるのですが、

内容により「新しいモノを購入したのと同じだね」と判断されるケースがあります。

このような場合、1つで10万円以上のモノを購入したのと同じように、

支払った金額を減価償却により何年間かで分割して経費にすることになります。

この判断は難しく、税務署と揉めることが珍しくないこともあり、

記帳するときにはすごく神経を使う場面ですので、その判断に明細や内容の確認をお願いいたします。

 

生命保険に加入した場合（法人の方）

• 加入時の書類

生命保険には様々なものがありますが、

特に解約返戻金があるタイプのものに、将来の退職金や事故等に備えて加入することもあると思います。

税務上、このタイプの保険は支払った金額の一部しか経費にならないケースもあるのですが、

その判断材料として加入時の書類をお願いいたします。

 

金融機関から融資を受けた場合

• 返済予定表
• 借入時の手数料や印紙代、保証料が分かるもの

お金を借りたときに収入になると税金がかかってしまいますので、「そんなバカな話はない」という事で収入にはなりません。

その反対に、お金（元本）を返済するときも経費にはなりません。（利息は経費になります）

通常、元本と利息を合わせて少しづつ返済していきますが、その内訳を知るために返済予定表が必要になります。

また、借入時に手数料などを相殺した金額が一括で振り込まれるケースもありますので、

その内訳が分かるものをお願いいたします。

 

事務所や駐車場等を借りたとき

• 契約書
• 敷金、礼金、仲介手数料、火災保険などの内訳が分かるもの

新規に契約をするときは、諸々の費用をまとめて払うケースも多いですが、

それぞれの扱いが異なりますので、その内訳が分かるものをお願いいたします。

 

モノをリースしたとき

• リース契約書
• 支払い予定表

複合機のようにモノを自分で購入するのではなく、リースで済ませる場合も多いと思います。

実は、このリースの中には「実質的に自分で購入したのと同じでしょ」と判断されるケースもあります。

他人のものと自分のものとで処理の方法が変わりますので、

その判断のためにこれらの書類をお願いいたします。

 

データでやり取りする領収書、請求書について（電子帳簿保存法）

領収書等をメールや特定のサイトなどを介してインターネットでやり取りするケースも多いですが、

こういったものは紙にプリントして保存している場合がほとんどだと思います。

 

令和6年（2024年）からは、

データで「のみ」受け渡しする領収書等は、

データのまま（受け渡しした状態のまま）保存するようにルールが変わります。

（実は令和4年（2022年）から変わっているのですが、条件付きで、2年間延期されています）

 

記帳代行では多くの書類をお願いしておりますが、

その書類を「揃える」というよりは「とりあえず一か所にまとめておく」という感覚だとスムーズにいくかもしれません。

「慣れ」の要素も大きいですが、

特にデータについてはデータのまま保存するように、少しづつ気にしてみてください。

 

※　記事作成時点の情報・法令に基づいています。