経理は現金主義ではなく、いつも発生主義がよい

経理には現金主義と発生主義という2つの方法がありますが、ルールは発生主義です。

この2つの方法の違いや問題、そして「その数字は誰のためか」という観点から、どちらを使うべきかをかんがえましょう。

 

現金主義と発生主義

売上や経費を会計ソフトに入力するには、現金主義と発生主義という2つのルールがあります。

 

現金主義とは、お金が入ってきたとき・出ていったときに収入・経費とする方法です。

たとえば消耗品などを受けとったのが去年だったとしても、お金をはらうのが今年なら、それは今年の経費になるわけです。

 

いっぽう発生主義とは、取引が「発生」したときに収入・経費とする方法です。

「発生」というのは、「取引が成立した」という意味です。

 

たとえばモノを受けとったりやサービスをうけたとき、通常は「お金を支払うこと」も確定します。

お金を払わずに逃げれば、問題となってしまいます。

これが「取引が成立した」ということです。

そのため、その取引はモノを受けとったりサービスをうけたときに「発生」しているのです。

 

なお、売上について「発注をうけただけ」のときはどうするか……という問題があります。

もしかしたらキャンセルになるかもしれないし、納期が遅くなるかもしれません。

そのため、売上については「お金を受けとることが確定したとき」に計上するようになっています。

これも発生主義にふくまれるものです。

 

このように、経理には現金主義と発生主義の2つのルールがあるわけです。

ただ、それぞれに問題点があります。

 

経理はいつも発生主義がよい

現金主義の問題は、次の2点です。

• 利益操作ができる
• 利益に反映されない取引がある

 

利益が大きくなりすぎたとき、「つぎの入金を来年にしてくれない？」という風にすれば操作できてしまいます。

税務署からみたとき、これは避けたいことです。

また、お金で決済されていない取引があれば、「今日までにいくら稼いだか」がハッキリわかりません。

とくに、これから入ってくるより出ていくお金のほうが多いとわかっているとき、その現金主義の利益で税金を計算されたらイヤだと思うはずです。

 

いっぽう、発生主義にも問題はあります。

それは「経理がめんどくさくなる」ことです。

 

発生主義で経理をするには、領収書だけではなく、まだ決済されていない請求書や納品書まで必要になります。

まだ届いていないものや交渉中のものもあるでしょうし、決済するまで手元に残しておきたいものもあるでしょう。

見積もりをするのに必要なものもあるでしょう。

 

でも、会計ソフトに入力するために、一度かき集めて、入力が終わるまで待っていなければなりません。

必要なものだけコピーしてもいいですが、なんとなく二度手間に感じるものです。

発生主義は、とにかく「書類をととのえる」のが大変なのです。

 

また、お金の出入りとの関係がわかりづらいので、利益に実感をもてないかたもいるかもしれません。

「黒字なのになんでお金がないの？」ということもあり得ますし。

 

ですが、経理は発生主義でおこなうのがルールです。

（小規模な個人事業主は現金主義をつかえる特例がありますが）

 

そこで考えだされたのが「期中は現金主義。決算のときだけ発生主義」です。

これだと「書類をととのえるのは決算のときだけ」で済むので。

 

ですが、もし数字も経営に活用したいなら、この方法はおススメしません。

その時その時の利益がわからないからです。

「利益が○○円だから、○○をする」

この判断が狂ってしまうかもしれないのです。

 

また、発生主義なら将来のお金の出入りも数字にあらわれます。貸借対照表に。

ですが、現金主義だとこれらは社長の頭の中を頼りにするしかありません。

その会計データは、確実な数字ではないのです。

 

このあたりを経験や直感・肌感覚でつかめるかたもいるかもしれません。

ただ、数字というのは、自分の感覚と現実にズレがないかを確認するためのものでもあります。

 

「面倒だな」さえ乗り越えれば、これらが手に入るのです。

経理は、いつも発生主義でやりましょう。

 

まとめ

経理には現金主義と発生主義という2つの方法がありますが、ルールは発生主義です。

税金のためだけなら、期中は現金主義＋期末だけ発生主義でもとおります。

 

でも、数字を自分のためにつかうなら、いつも発生主義で経理しましょう。

慣れ、もあるかもしれないですから。

 

※　記事作成時点の情報・法令に基づいています。