忙しくて時間がなくても最低限やって欲しい経理のこと

経理でいちばん時間がかかるのは、探したり思い出すことかもしれません。

そこで時間を失わないために、最低限やって欲しいことをお伝えしていきます。

経理の優先順位

経営において、まず意識がいくのは売上のことです。

売上がなければ、とうぜん利益もでないし、お金も増えない。

だから、売上がいくらか、そしてどう売上を確保するか、確保した売上やお客さまのフォローなど。

おおくの時間が、売上のために費やされることになるわけです。

もし経理をするなら、請求書の発行など売上そのものに直接かかわるものはさておき。

残りのものは、どうしてもあまった時間で…となりがちですし、それも分かります。

よっぽど数字やお金に問題がなければ、経理をしてもお金が増えるわけではないですから。

それに、口座の残高をみれば、お金がいくらあるかも分かるし。

ただ知っておいて欲しいのは、数字やお金は、気づかぬうちに悪化することがある…ということ。

たとえば、数字を見るのは決算のときだけ…というとき。

お金があるから黒字だろうと安心していると、じつは赤字だったということも。

そのお金は、じつは自分が立て替えていたものだった。

会社のお金ではなく、自分のお金だったということもあったりするのです。

小まめに経理をして、数字やお金の確認をするのがよいのはもちろんのこと。

ただ、現実を見ればそうも言ってられない状況もあるでしょう。

そんなときでも、最低限やってほしい経理のことをお伝えしていきます。

最低限やって欲しいこと

最低限やって欲しいのは、つぎのこと。

• 書類をあつめ、なくさない
• 記憶があるうちに振り返る
• 経理はやる気の問題じゃない

書類をあつめ、なくさない

決算書などの会計データをつくる、つまり会計ソフトに入力するとき。

基本的には、すべての数字について、領収書などの裏づけが必要です。

例外的に、自販機で買った飲みものやご祝儀や香典など、領収書がなくても経費にできるものはありますけれどね。

ただ、これらの資料をあつめること自体に、ちょっとしたハードルもあったりします。

もはや紙が送られてくることは少なく、メール添付や、それぞれのサイトでダウンロードする方法が主流になりつつあるからです。

紙のばあいは、手数料を取られることもありますしね。

そこで、つぎのようなことも。

• メール自体は捨てていないものの、経理をするときに、そのメールを探してから資料をダウンロード
• サイトにアクセスするのに、IDやパスワードをいちいち入力するのが面倒
• そのIDやパスワードを忘れた…
• パソコンにパスワードなどを記憶させてもよいが、それはそれで不安
• ダウンロードしたものが、どこにあるか分からない

こうしたことを乗りこえて資料を整えるのは、けっこうな時間がかかるもの。

ただ、お金を受けとったり払ったりするときは、かならず「分かっている」はずですよね。

その分かっているときに、後から分かる場所に保管なりしておくのが、結局はラクなのです。

そのときの小さな面倒は、あとになれば大きな面倒になってしまいますから。

また、紙でとどいたものも安心はできません。

封を開け、払うときには見ていたものの、その後にどこへいったかな…ということもあるので。

かならずしもキレイに整える必要はないですが、経理の資料は「一か所にまとめておく」のがよいですよ。

いちばん時間をうしなうのは「探す」ことですから。

記憶があるうちに振り返る

決算書などの数字をみるのは、過去の行動が良かったのか・そうでなかったのか…を知るため。

とは別に、それを踏まえてつぎはどうするか…を考えるためでもあります。

そのときに、数字をみても過去のことが思い出せなかったら、数字の良し悪しも判断できません。

であれば、数字をみる意味もうすれてしまいます。

また、経理の現場でよくあるのは「この支払いってなんだったかな」というもの。

それが分からなければ、経費にするのか・しないのか…の判断もつかなくなってしまう。

こうしたことのため、「思い出す」作業が必要になってしまいます。

「思い出す」のも「探す」のも、似たように時間がかかるもの。

そして、ときには思い出せる、あるいは見つかる保証もなかったりします。

それを避けるには、経理は記憶がうすれないうちにやったほうが、かえって良いのです。

経理はやる気の問題じゃない

忙しくて時間がないと、「経理は時間があるときにまとめて…」と思ったりしないでしょうか。

気をつけたいのは、そのときの経理のやる気と、いざ時間ができたときのやる気の違いです。

どんなかたも経理をやらなくては…という意識はあるものだとおもいます。

だから、できないときは「やらなきゃ」と感じるもの。

そのときのやる気を「100％」とするなら、いざ時間に余裕ができたときのやる気はどれくらいでしょうか。

わたしも経験はあるんですが、おそらく 100％ではなく、せいぜい 60％、あるいは 20％とか。

時間があるからといって、ものごとが進むわけでもないんですよね…

経理というのは、やる気が関係するものではなく、習慣でおこなうもの…と考えてみましょう。

たとえば財布のなかみ。

朝でかける前でもよいですし、帰ってきてからでもよいです。

いくらあるかを数え、中にあるレシートなども経費になるもの・ならないものなど選り分ける。

きっと、これにかかる時間は５分くらいですよね。

ただ、毎日やる。

そうすれば、すくなくとも現金払いの経費は、毎日ととのえていることになります。

ほかにも、ネットでの取引では。

きっとメールは毎日みるものですよね。

そのメールをみるときに、添付されているものやダウンロードできるものがあるなら、やっておく。

後から分かるように。

くれぐれも、今のちいさな面倒は、後になるほど大きな面倒になることを知っておきましょう。

その面倒さを緩和するのが、習慣にすることです。

まとめ

忙しくて時間がなくても、資料をあつめるなど、経理のために最低限必要なことがあります。

その経理は、やる気ではなく、習慣でおこなうもの。

ぜひ、財布のなかみを整えるなど、簡単なところから始めてみましょう。

ひとつでもやってあることがあれば、だいぶ気分は変わるはずですから。

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