後が楽になる会計ソフト入力のコツ

会計ソフトは、いちど入力したあとのチェックが必須です。

そのチェックを楽にするコツをご紹介します。

いちど入力して終わりではない

会計ソフトに入力するのは、手間も時間もかかり大変です。

でも、いちど入力すれば終わりではなく、入力した後のチェックも必須なのです。

というのも、次のようなこともあるからです。

• 預金や未払金などの残高が合っていない
• 月払いのものは１年で12個あるべきなのに、足りない
• 仮払金や仮受金が残っている
• 現金の残高が、やけに大きい
• ある科目がマイナスの値になっている

このようなことがあれば、じつは利益も違っている可能性がたかいのです。

すると、税金だって変わってくる。

１つ１つの領収書などを入力しているときは、たとえば「１年をとおして〇個目…」などと考えている余裕はないものです。

でも、それは当然ですし、それでも良いのです。

それなりの量がある会計データをすべて頭に入れながら…なんて、誰にもできないことですから。

ただ、その代わりに後でチェックする必要はあります。

利益や税金が違っている可能性のこともありますが、そうした間違いは累積していきます。

原則として、その間違いは、間違った年度まで戻ってきてから直すことになる。

いまチェックすることを避けると、後々もっと大変になる可能性もあるのです。

なので、後でチェックする前提で、そのチェックがやりやすい方法で入力しておく。

それにも、ちょっとしたコツがあります。

会計ソフト入力のコツ

後からチェックするのを楽にするには、次のことを試してみましょう。

• 預金の入力は履歴の順に
• 売掛金などは計上額と入金額を同じに
• 電卓をなるべく叩かないように
• 摘要欄の入力ルールを決めておく

預金の入力は履歴の順に

預金を入力するときは、履歴の順におこなったほうが良いです。

というのも、預金の残高が合っていないときは、年度の頭のほうから順に、履歴の数字を追いかけるからです。

そのときに、おなじ日付けのなかで、次の２つが違うと。

• 会計ソフト上での並び順
• 口座履歴での並び順

チェックが飛び飛びになるような感覚になり、チェック漏れにつながります。

すると、残高が合うまで何回かチェックをすることにもなりかねません。

できれば、１回で済ませたいところを。

なので、現金よりも預金を先に、そして預金の履歴の順に入力してみましょう。

売掛金などは計上額と入金額を同じに

売掛金や未収入金、それから買掛金や未払金など。

こうしたものは、おなじ相手に、またはおなじ相手から、おなじ月に複数の請求書などが発生することもあります。

でも、入出金はまとめて行われる。

そんなときに、次のような入力をすることもあります。

• 売掛金は「30」と「70」の２つ　→　入金は「100」の１回

これを後でチェックするとき、「うん…？　数字がなんか違う」と手が止まることがあります。

現実の数字は、ここまでシンプルじゃないこともありますし。

すると、このチェックはいったん後回しにする、あるいは電卓を叩いて確認する…ということに、つながります。

であれば、うえの取引は、口座の数字にあわせて、次のように入力するとチェックしやすいです。

• 入金が「100」なら、売掛金も「100」

そして、どうしても取引を２つに分けたいときは、次のように。

• 売掛金　100　／　売上　　30

　　　　　　　　　　　 売上　　70

もちろん、先にくるのは売掛金ですから、入金された数字をみて、後から売掛金の変更をするのも、かえって面倒ですよね。

なので、できる機会があるなら…ということで。

電卓をなるべく叩かないように

入力をするときの資料には、次のように数字がたくさん並んでいるものもあります。

• 給与明細
• カード明細
• 交通費の集計表
• 売上の日ごとの集計表

これらの資料は、電卓を叩いて集計し、まとめた数字で入力をすることもできます。

そのほうが、入力する数はすくなくて済みますから。

でも、もし間違いがあるときは、後からどうやってチェックをするか…？

おなじく、電卓を叩きつつ見つけなければならないのです。

入力データのチェックで、一番やっかいなのは、じつは間違い探しです。

その間違い探しをすこしラクにするには、あえて個別に入力するのもアリだったりします。

間違っているのは、資料なのか、電卓なのか、あるいは入力なのか。

この３択を、２択まで減らせますから。

会計ソフト入力をするときは、なるべく電卓を叩かないようにしましょう。

摘要欄の入力ルールを決めておく

たとえば、月払いのものが、１年をとおして 11個しかないとき。

その原因は、ふだん「消耗品費」のものが１回だけ「事務用品費」になっていた…ということもあります。

こうした間違いは、どうやってチェックするか…？

それは、仕訳帳、ソフトにより呼び名は変わりますが、すべての会計データが日付順にならんでいる帳簿に、検索をかけるのです。

うえの「消耗品費」が「アスクル」だったのなら、摘要欄の「アスクル」だけを検索して呼び出す…と。

そのときに、「アスクル」で統一されていればよいのですが、「ｱｽｸﾙ」と半角が混じっていると、その「ｱｽｸﾙ」は出てこなかったりします。

すると、「アスクル」を追加することで、二重計上につながることも。

こうしたことを防ぐには、「全角・半角・アルファベット・（株）や㈱の記号」は統一して入力するようにしましょう。

そのときの入力をする前に、過去のデータをすこし振り返れば思い出せますから。

まとめ

会計ソフトは、いちど入力すれば終わりではなく、後のチェックが欠かせません。

わたしも、いちどで完璧にできたことはないですし…

そのチェックで、いちばん時間がかかるのは「間違い探し」だということを知っておきましょう。

それを楽にするには、つぎのことを試してみてくださいね。

• 預金の入力は履歴の順に
• 売掛金などは計上額と入金額を同じに
• 電卓をなるべく叩かないように
• 摘要欄の入力ルールを決めておく

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