経費の漏れや二重計上を防ぐには

漏れや二重は起こるもの…という前提で。

チェックをしやすくできないかを考えてみましょう。

チェックをすり抜けるものもある

経費の漏れや二重は、無いようにしたいものです。

漏れがあっても、おなじものが二重に計上されていても。

あとで「直さなきゃ…」となりますからね。

それらが「どうして起こるのか」とかんがえたとき。

原因は「忘れる」とか「ちょっとした勘違い」とか。

複数人で会計ソフトの入力をすることも、ちょっとしたリスクではあります。

この時点で防げればよいですが、起こるものは起こる。

だから、入力したあとのチェックは欠かせません。

そのチェックをするとき。

「口座」から支払うものは、漏れにくいし、二重にもなりにくいです。

それらがあると、口座の「残高」が合わないことになるので。

おなじものを口座から払い、現金でも払い…と入力することもありますけどね。

つまりチェックをするときは。

「経費」と「支払い方法」の両方をみる必要があるわけです。

片方だけだと、すり抜けるものもあるので。

ということを踏まえて、チェックするときのことを考えてみましょう。

経費の漏れや二重を防ぐには

チェックをするにあたり、つぎのことを検討してみましょう。

• 摘要のルール
• 現金払いの履歴をつくるかどうか
• 翌期の入力

摘要のルール

入力されたものをチェックするとき、「摘要欄で検索」することも多いです。

「○○代」とか「取引先名」などで。

この検索をしやすくするために、摘要の入力方法を統一しましょう。

漢字・ひらがな・カタカナ・アルファベット。

さらに、大文字・小文字、全角・半角…まで。

たとえば「アスクル」と検索しても、「ｱｽｸﾙ」はでてきません。

どちらかに統一したあとで、科目が「事務用品費」と「消耗品費」に分かれていることを発見したりも。

揃えるのって、けっこう難しいこともあるのです。

漏れや二重を発見するには、揃えることも必要です。

細かいことですが、気にしてみましょう。

現金払いの履歴をつくるかどうか

現金払いのものの科目は。

現金にすることもあれば、未払金や事業主借などにすることもあります。

という科目にかかわらず、現金払いの履歴、現金出納帳や立替明細などをつくるかどうか。

というのも、○○費などの「経費」でチェックしても、すり抜けるものはあったりする。

それを捕捉するには。

現金など「支払い方法」の履歴や残高をみるしかないからです。

でもこの方法は、手間がかかります。

これまで漏れや二重がどれくらいあったかにより、検討してみましょう。

翌期の入力

ふだんから発生主義でキッチリ入力されているかたは除きますが。

決算の時には、どうしても買掛金や未払金がでてきます。

このときに漏れや二重があると。

気づくのは翌期になってから…ということもあります。

買掛金や未払金の残高が、ゼロにならないことから。

この推移を確認するには、申告のまえに翌期の入力をするのも一つの方法です。

ただこの方法は、会計ソフトに慣れていないかたにはおススメできないもの。

片方の年度を変えれば、もう片方も直します。

ここでズレでもあれば、かえってややこしいことになるので。

でも、買掛金などの残高がゼロになる瞬間をみることができれば。

きっと会計データに間違いがないことにも、確信がもてるはずです。

余裕におうじて検討してみましょう。

まとめ

経費の漏れや二重計上は、なるべく防ぎたいものです。

でも、それらが起こるときは、起こるもの。

起こらないようにするのも一案ですが、チェックすることも欠かせません。

そのチェックで、間違いがないことの確信を得るにはどうすればよいか。

すくなくとも摘要のルールを統一しておくと、やりやすくなりますよ。

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